어제에 이어 오늘은 Gmail(이하 '지메일')과 Outlook 2007(이하 '아웃룩')을 연동하는 방법에 대해 알아보겠습니다.

아웃룩에 대해서 많이들 아시겠지만, 혹시라도 모르시는 분들을 위해 간단히 말씀드리겠습니다.

아웃룩이란 무엇인가?                                                                                   

아웃룩이란 Microsoft(이하 '마이크로소프트')에서 출시된 MS-Office(이하 '오피스') 패키지를 구성하는 프로그램중 하나입니다. 오피스 프로그램 중에서는 Word(워드프로세싱), Excel(수식 계산), PowerPoint(프리젠테이션)을 가장 많이 사용하지만, 이메일 업무나 스케줄링 이슈가 많은 회사의 경우 오히려 아웃룩을 더 많이 사용하고 있습니다.

아웃룩을 구글메일과 연동하면 무엇이 편리한가?                                                  

인터넷 초창기에는 웹메일 용량이 10MB이내였기 때문에, 메일 히스토리를 저장하기가 매우 힘들었습니다. 이때 아웃룩이 나오면서 자신의 컴퓨터 하드디스크에 메일을 저장할 수 있게 되었죠. 따라서 웹메일 용량이 제한적이더라도 하드디스크 용량만 확보되면 걱정없이 메일을 백업할 수 있었고, 또한 아웃룩에서 제공되는 강력한 기능은 왠만한 웹메일에서 제공하지 못하는 기능이 많았습니다.

하지만 하드디스크에 저장하는 것은 양날의 검과 같습니다. 왜냐하면 노트북 컴퓨터처럼 항상 휴대하고 다니는 컴퓨터라면 상관 없지만, 회사에 놓고 다니는 데스크탑의 경우 외부에서는 메일을 확인하기가 불가능할 수도 있기 때문입니다.

따라서 지메일과 아웃룩을 연동하면, 회사 내부에서는 아웃룩을 사용하고 외부에 있을때는 지메일로 메일을 확인할 수가 있어 메일확인때문에 일부러 회사에 와야하는 불상사(?)를 피할 수 있습니다.

그럼 어떻게 지메일과 아웃룩을 연동시키나?                                                            

자, 이제 본격적으로 지메일과 아웃룩을 연동시켜 보겠습니다.

(참고로 저는 컴퓨터 엔지니어가 아니기 때문에 원리나 복잡한 용어는 잘 모릅니다. 따라서 제가 이해하는 내용으로 최대한 쉽게 풀어보겠습니다.)

연동시키는 과정은 크게 다음의 네 단계입니다.

1. 지메일 계정에서 POP을 활성화합니다.

2. 아웃룩 클라이언트를 구성합니다.

3. 마이크로소프트에서 최신 업데이트를 다운로드합니다.

4. 설정이 잘 되었는지 확인합니다.

절차대로 따라하신다면 5분도 안걸리니 괜히 길게 써있다고 겁먹지 마시기 바랍니다.

1. 지메일 계정에서 POP을 활성화합니다.

POP을 활성화해야 한다고? POP이 뭐지? 이런 용어는 신경 안쓰셔도 됩니다.

일단 로그인부터 시작하겠습니다. www.gmail.com을 입력하셔서 사용자 이름(ID)과 비밀번호(PW)를 입력하시기 바랍니다.

그러면 다음과 같은 화면이 보이실 것입니다. 여기에서 '환경설정'을 클릭해 보겠습니다.

그러면 다음과 같은 기본설정 화면이 나올 텐데, 여기에서 '전달 및 POP/IMAP'탭을 선택합니다.

본 포스팅의 목적이 지메일과 아웃룩의 연동이기 때문에 여러분께서는 아래의 그림에서 붉은색 상자 안에 있는 부분만 보시면 됩니다. 이중 1. 상태 부분은 개인 용도에 맞게 '이미 다운로드된 메일을 포함하여 모든 메일에 POP 활성화하기' 혹은 '지금부터 수신되는 메일에만 POP 사용하기'를 선택합니다. 

또한 2. POP로 메시지를 여는 경우의 옵션을 선택합니다. 이 옵션은 아웃룩에 메일을 다운로드 받은 후에 웹메일인 지메일에도 동일한 사본을 남겨 놓느냐, 삭제하느냐 여부를 결정하는 단계이므로 신중히 선택하시기 바랍니다.

여기까지 설정하신 후, '변경사항 저장'을 클릭합니다.

자, 이제 지메일의 셋팅은 끝났습니다. 참 쉽죠~~~

2. 아웃룩 클라이언트를 구성합니다.

지메일에서 설정을 마치셨으면, 다음 단계는 아웃룩에서 설정하는 단계입니다.

이번에도 가장 먼저해야할 일은 아웃룩 프로그램을 구동시키는 단계입니다.

다음과 같은 화면이 보이시면, 붉은색으로 표시한 '도구'메뉴를 클릭하신 후에 '계정설정' 항목을 선택합니다.

여기에서부터 가장 중요한 단계이니, 눈 크게 뜨시고 잘 따라오시기 바랍니다.

위에서 '계정설정' 항목을 선택하셨으면 다음의 화면이 나올 것입니다. 여기에서 붉은색으로 표시된 '새로만들기' 항목을 선택합니다.

그러면 다음의 화면이 뜰 것입니다. 이때 붉은색 상자 안의 메뉴를 선택하신 후 '다음'을 클릭하시기 바랍니다.

아래의 화면이 나오면, 사용자 이름, 전자메일 주소, 암호를 입력하시기 바랍니다. 사용자 이름은 본인의 이름을 표시하되 한글로 작성하셔도 무방합니다. 

위의 단계에서 다음을 클릭하시면 자동으로 아웃룩이 설정됩니다. 다음 화면과 같습니다.

그런데 종종 아웃룩이 자동으로 설정되지 않는 경우가 있는데, 크게 걱정 하시고 다음의 단계를 천천히 따라하시기 바랍니다.

앞단계에서 하단에 '수동으로 서버 설정 또는 추가 서버 유형 구성'항목을 체크하신후,

동일하게 '인터넷 전자메일'항목을 선택하신 후, '다음'을 클릭하시기 바랍니다.

그러면 사용자 정보, 서버 정보, 로그온 정보를 입력하는 화면이 나오는데, 역시 걱정하지 마시고 일단 사용자 이름과 전자메일 주소가 제대로 입력되었는지 확인하신 후에 아래 그림의 붉은색 상자를 잘 보시기 바랍니다.

먼저 서버정보에서 

계정 유형: POP3

받는 메일 서버: pop.gmail.com

보내는 메일 서버(SMTP): smtp.gmail.com (가끔 stmp로 입력하시는 경우가 있는데, smtp입니다.^^;)

로그인 정보

사용자 이름: 사용하고자 하는 이메일 주소

암호: 현재 사용하는 이메일의 암호

단, 'SPA(보안 암호 인증)를 사용한 로그인' 옵션은 선택하지 마시기 바랍니다.

여기까지 하셨으면 아래의 그림처럼 '기타설정'을 선택하시기 바랍니다.

다음의 화면이 나오면 '보내는 메일 서버' 탭을 선택하시기 바랍니다.

아래와 같이 '보내는 메일 서버' 탭에서

'보내는 메일 서버(SMTP) 인증 필요'를 체크하신 후, 

'받는 메일 서버와 동일한 설정 사용' 옵션을 선택하시기 바랍니다.

위의 단계를 마치셨으면, '고급' 탭을 클릭하신 후

아래의 그림과 같이 '암호화된 연결 필요(SSL) 필요' 항목을 체크하신 다음

보내는 메일 서버(SMTP) 입력란에 587을 입력합니다.

그리고 '확인'을 선택합니다.

그리고, 아래의 그림처럼 '계정 설정 테스트'를 마친 후에 '다음'을 누르면.........

자, 이제 나머지 단계는 여러분의 선택에 맡기겠습니다. 그래도 메일이 잘 동작하는지 보려면 한번쯤은 해 주시는게 좋겠죠~

이제 테스트 메일을 주고받으면서 설정이 잘 되었는지를 확인합니다.

만일 POP 클라이언트 설정이 올바른지 확실하지 않은 경우,

http://mail.google.com/support/bin/answer.py?answer=86375 를 클릭하셔서 확인하시기 바랍니다.

또한 아웃룩을 사용하는 동안 오류가 발생하였다면,

http://mail.google.com/support/bin/answer.py?answer=86376 를 클릭하셔서해결책을 검색해 보시기 바랍니다.

그래도 문제가 해결되지 않았다면,

http://mail.google.com/support/bin/answer.py?answer=86377 을 따라 문제를 해결해 보시기 바랍니다.

이상 지메일과 아웃룩의 연동에 대해 모든 과정을 함께해 보았습니다.

감사합니다.

(참고로 본 포스팅은 지메일 공식 도움말을 기초로 작성되었으며, 아웃룩은 2007을 기준으로 이미지 캡쳐가 진행되었습니다. 아웃룩 2003 버전이나 아웃룩 익스프레스 역시 화면은 다를지언정 메뉴는 크게 다르지 않으니 천천히 따라하시다 보면 쉽게 셋팅하실 수 있을 것입니다.)

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이메일이 출현한지 십년이 훌쩍 넘으면서 많은 분들이 이미 두 개 이상의 이메일 계정을 갖고 계실줄로 압니다. 아마 대부분은 국내의 포털사이트 계정을 주로 사용하실텐데요, 저는 오늘 Gmail(이하 '지메일')에 대하여 이야기해보고자 합니다.

지메일은 왜 쓰는가?                                                                                         

제가 Gmail을 사용하는 이유는 다음과 같습니다.

1. 7GB를 넘나드는 넉넉한 저장공간

2. 세계 최고의 검색엔진이 제공하는 강력한 메일검색

위에서 메일용량이 크다는 것을 가장 큰 장점으로 꼽았는데요, 만일 쌓이기만 할 경우 오히려 원하는 메일을 찾기 힘들어질 수도 있습니다. 이런 경우는 메일을 지우지 않는 것이 독이 되겠지요. 하지만 구글은 세계에서 가장 앞서나가는 검색엔진기술이 있으므로 아무리 많은 메일이 쌓여 있어도 원하는 메일만 콕 집어 검색해 줍니다. 따라서 메일을 지우지 않고 쌓아놓기만 하더라도 나중에 생각나면 언제든지 검색해서 볼 수 있습니다.

3. 타 메일 연동 & 필터링 기능

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저처럼 여러개의 메일계정이 있는 사람에게는 매우 편리한 기능입니다. 즉 여러 메일을 한 곳에 배달시켜서 보는 것이지요. 이 기능은 현재 국내의 포털사이트에서도 제공하는 것으로 알고 있습니다. 그러니 이것만으로는 특별할 것이 없겠죠.

하지만 한꺼번에 모아놓은 메일에 자동필터링을 등록하면 알아서 분류되어 저장되니 여간 편리한 것이 아닙니다.

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4. Google Calendar, Google Docs, Google Reader 등 서비스 연동

먼저 Google Calenar를 이용하여 회사 내부, 외부의 사람들과 일정을 공유하여 작업 효율을 높이고 있습니다. 구글 캘린더에 관해서는 추후에 포스팅하도록 하겠습니다.

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Google Docs (구글 독스) 역시 추후에 포스팅할 예정이지만, 간단히 말씀을 드리면 대부분의 사람들이 사용하는 Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint)를 웹상에서 구현한 것입니다. 가장큰 장점은 뭐니뭐니해도 협업이 가능하다는 것인데요, 기존에는 엑셀작업 한번만 해도 본인 컴퓨터에 저장되어 있기때문에 여기저기서 요청이 있을때는 메일이나 메신저로 주고받았습니다. 만일 여럿이 한 문서를 작업하려면 서로 파일을 주고받아야 하고, 수정해서, 취합해야하는 과정이 따르나 Google Docs는 웹상에서 동시에 작업을 하므로 작업 효율을 상당히 높일 수 있습니다.

또한 관심있는 블로그나 웹사이트를 일일이 방문하기가 번거롭기 때문에 Google Reader에 RSS 주소를 등록해서 배달받아 보고 있습니다.

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지메일을 설명하려다보니 Google의 다른 서비스 소개가 길었네요. 사용자들이 네이버를 떠나지 못하는 이유가 네이버에서 제공되는 많은 서비스에 길들여졌기 때문인것처럼, 저역시 구글의 여러 서비스를 사용하다보니 지메일을 주로 사용하게 된 것입니다.

5. 다양한 테마기능으로 지루하지 않게...

지메일이 썰렁하다고 하시는 분들은 아마 다음 화면이 지루하셨을 것입니다.

하지만 지메일은 이용자가 지루하지 않게 다양한 형태의 테마를 제공하고 있습니다.

이를 적용하면 결코 지루하지 않은 화면을 즐기실 수 있습니다. 저는 두어달에 한 번쯤 기분전환으로 테마를 변경하는데, 꽤 만족스럽게 사용하고 있습니다.

지금까지 지메일이 편한 이유에 대해 살펴 보았습니다.

참고로 저는 구글러(Googler; 구글 직원)가 아닙니다. 단지 항상 새로운 도구, 좀더 편리한 도구를 찾는 사람입니다.

효율적인 도구만 사용해도 엄청난 효과를 볼 수 있기 때문에 저는 도구의 중요성을 늘 인식하고 있고, 이를 전파하는 것이 재미있습니다. 

다음 포스팅에서는 G메일과 Outlook 2007을 연동하는 내용을 다루도록 하겠습니다.

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